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2018年12月4日,星期二08:07

协作项目管理的头脑风暴模型,第2部分,共2部分

撰写者

在第1部分中,我们开发了用于合作项目管理的头脑风暴模型。

在最后一部分中,我们定义了项目,对它们进行优先级排序,然后选择一个项目来启动流程并为所选项目编写POS。

定义一个或多个ECPM项目

无论您是使用ECPM集思广益流程还是某种类型的可行性研究方法,您都应该已经找到了几种选择,现在应该在寻找最佳选择时更深入地探索它们。您可以使用几个变量来描述每个替代项目。这里有一些建议:

  • 风险
  • 持续时间
  • 成本
  • 团队规模和技能
  • 预期业务价值

分析替代项目

对替代项目的分析检查了其业务价值。目的是确定它们的优先级并选择最佳的。有几种方法可以分析项目的财务方面。虽然发起人应执行此分析,但通常由项目经理进行。我选择的方法很容易理解,并且可以在项目生命周期的早期阶段对该项目的财务状况提供足够的见解。

一些组织需要在批准执行详细计划之前对项目进行初步的财务分析。尽管此类分析非常粗略,因为此时尚不了解有关该项目的足够信息,但它们将为项目规划批准提供绊脚石。在某些情况下,他们还提供了确定高级管理人员将要审核的所有POS文档的优先级的标准。

一次,IBM要求项目经理提供财务分析作为POS的附件。当时,他们是我的客户,并为项目经理分配了4个小时来完成财务分析。项目经理通常不是专业的财务分析师,而且4个小时的时间并不多。因此,最终的分析充其量是粗略的,但是确实提供了一些与财务可行性相关的信息。

以下是可能会要求您提供的财务分析类型。请记住,项目经理可能不是财务分析师,而要求进行深入的财务分析可能超出他们的能力范围。

  • 成本效益分析
  • 盈亏平衡分析
  • 投资回报
  • 成本效益比

有关更多详细信息,请参阅(Wysocki,2014a和Wysocki,2014b)。

优先考虑替代项目

每个投资组合管理模型中的第一个战术步骤就是确定已被证明与投资组合策略保持一致的项目的优先级。拟议项目通常分为资金类别,或在“目标”下或在“目标”下的“策略”下统一。

每个小组定义一个潜在的投资组合。完成后,每个小组将有一个优先项目列表。可以使用数十种方法来确定优先级。一些是非数字的;其他是数字。有些方法非常简单。其他可能非常复杂,涉及多变量分析,目标编程和其他复杂的基于计算机的算法。我的方法是确定无需任何先决知识或经验即可轻松实施的方法,并且不需要计算机系统的支持,尽管有时简单的电子表格应用程序可以减轻过程的劳动强度。本节介绍通常用于建立优先级的模型:

  • 强制排名
  • Q排序
  • 必须做,应该做,推迟
  • 标准权重
  • 配对比较
  • 风险/收益矩阵

有关每种模型的详细信息,请参阅(Wysocki,2014a和Wysocki,2014b)。


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选择要提出的项目

步骤1以选择要加入步骤2的项目结束。可能已经为在亲和力软件包中标识的潜在项目创建了多个优先级列表。该决定将基于定量和定性数据。归根结底,这些数据是决策的指导原则,而决策首先是一项良好的业务决策。如果所有优先列表都具有与最高优先级相同的项目,这是不寻常的,但是它确实发生了。如果提出多个项目,则与ECPM集思广益模型保持一致。让最好的项目通过StageGate的批准。

业务案例是所有项目的基础和参考 ECPM框架项目中的决策。它使项目与为项目验证的预期业务价值保持一致。

项目IDEATION阶段步骤2:合法要求

关于建立需求列表,许多作者会使用“收集”一词。这表明需求只是摆在身边,等待被拾取并添加到需求桶中。在复杂的项目中,没有什么比事实更遥远了。术语“合法”。建议必须发现需求并提出要求以供文档记录和添加到列表中。

项目管理人员认为领导者的想法与想法相同,因为在项目定义期间很少需要完成需求。除了复杂性和不确定性之外,项目还受到不断变化的内部环境和外部市场动态的影响。从定义上说,管理一个复杂的项目当然是复杂的,但是由于需求不完整,挑战进一步加剧。这种情况并非没有希望,在项目IDEATION阶段,ECPM框架中提供了一些缓解策略。

项目构想阶段步骤3:撰写项目概述声明

项目概述声明(POS)是第一个正式文档,它从高层次描述了项目构想,并用于一般发行。它以业务语言编写,因此任何有机会阅读的人都可以理解。禁止“技术人员交谈”。它只有一页,所以除了几条基本信息外,没有机会说很多话。

项目概述声明的定义

POS简短-一页就足够了。 POS基本上总结了RBS。带有示例的POS模板如图2所示。POS包含以下五个部分:

  • 问题或机会的陈述(执行项目的理由)。
  • 目标声明(通常会完成)。
  • 目标说明(关于如何实现的一般说明)。
  • 可量化的业务成果(将获得什么业务价值)。
  • 关于风险,假设和成功障碍的一般性评论。

wysocki 12032018a图2具有示例数据的典型POS模板

经过50多年的项目管理,我可以诚实地说,无论项目范围如何,我始终能够编写一页POS。能够编写一页POS意味着您真正了解该项目并将其智能地传达给高级管理层。好像是两分钟的电梯演讲一样,您不会误入歧途。我见过长达70页的项目启动文档。我不确定谁会读这些。如果他们这样做了,他们是否真的在批准创建项目计划所需的细节级别上理解项目?我对此表示怀疑!如此长的文件可能对开发团队有价值,但对发起人却没有价值,当然对将要批准它的执行人员也没有价值。

寻求StageGate#1批准

StageGate#1是高级管理人员的批准,可以进入项目设置阶段。与此批准一起的是释放了该阶段所需的资源。在可以完成任何版本计划工作之前,必须对这个项目进行很多定义,在高层管理人员授权和预算项目的实际工作之前,还需要一个批准步骤(StageGate#2)。

有时会不批准POS。这通常意味着发起人并未就其针对问题或机会的预期方法的商业可行性提出令人信服的论据。尽管业务需求可能很关键,但是将失败的风险与解决方案的预期业务价值进行权衡。预期的业务价值可能无法证明项目成本的合理性。这并不意味着该项目对高管并不重要,只是所选择的方法没有良好的商业意义。还需要其他一些方法。邀请赞助业务部门修改并重新提交POS。或者,可以拒绝POS而无需进一步考虑。

全部放在一起

在本文中,我们描述了跨IDEIDE阶段的步骤1的ECPM框架集思广益过程。这是一个健壮的过程,将在多个上下文中应用。

在IDEATION阶段,我们将想法从非常非正式的需求或机会陈述引入到一个或多个优先项目的初始定义,最后到要进行的初始项目的选择。 IDEATION阶段以该项目的一页声明结束,该声明转发给管理层批准。 IDEATION阶段包括定义项目并寻求资源和授权以进入SET-UP阶段的前三个步骤。

参考资料
Gray,Dave,Sunni Brown和James Macanufo(2010)。游戏风暴:O’Reilly Media,Inc.给创新者,规则突破者和变革者的剧本。
摩尔,六月(2011)。制定业务案例:应对日常挑战的专家解决方案,哈佛商业评论出版社。
项目管理研究所,(2013年)。项目管理学会指南,第五版,项目管理知识体系指南(PMBOK®指南)。
Wysocki,Robert K.(2014a)。有效的项目管理:传统,敏捷,极限(第7版),约翰·威利(John Wiley)& Sons, Inc.
Wysocki,Robert K.(2014b)。有效的复杂项目管理:一种实现业务价值的自适应敏捷框架,J。Ross Publishing。
实现业务价值的框架,J。Ross Publishing。

罗伯特·怀索基

箱子外面Robert K. Wysocki博士 EII Publications,LLC总裁作为项目管理顾问和培训师已有50多年的经验,撰写了25本有关PM和BA的书籍。他的材料在全球450所高校中得到使用。他的兴趣包括混合项目管理,数字转换和定制教科书。他的网站是eiipubs.com,可以通过以下方式与他联系 [email protected]

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