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2012年8月8日星期三02:00

在不破坏银行的情况下实现合作

由Ann Helfrich,Susan Jones和John Roberto撰写

定义和实现协作模型的方法

组织在合作中的摘要可以是竞争优势,或者,或者,源于重大风险的源泉。随着组织在地理位置和越来越多的利益相关者在项目上展开,项目团队的总体化妆一直在转向更多样化的虚拟化妆。没有考虑到沟通和协作的项目管理方法需要为组织准备的挑战产生了挑战。虽然市场被淹没了解他们可以提高合作的工具,但购买新工具并将其编织成公司的基础设施通常不会在可用的预算范围内。此外,新工具可能不是唯一答案甚至推荐的第一步迈向改进的协作。

我们建议改进合作的最经济和有效的方法是通过花时间来定义协作模型来了解您的项目团队的环境和沟通需求。设计协作模型的路径在识别和评估组织的项目,人员,流程和现有技术方面努力,以确定支持组织的最佳协作进程和工具。

在本文中,我们将讨论一个方法来定义和实施组织中成功的项目协作。

我们项目协作模型的要素

协作模型不仅仅是一组进程。从我们的角度来看,它代表了项目信息的成功识别,以允许有效整合 人,流程,工具和技术,以及持续适应和采用 进入凝聚力的协作模型。这个提议的模型的意图是创建一个标准的思考方式,以便项目团队可以专注于调整当前项目的输入和假设。

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定义项目协作模型的元素和挑战

项目成功的关键往往是团队合作如何实现共同目标。当团队合作良好时,它经常被视为理所当然。当一支球队挣扎时,我们发现它通常是由这些共同挑战之一造成的。

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既然我们已经确定了协作模型及其挑战,这里是一种实用的方法,即可用于在组织中实现协作模型。

实施项目协作模型

该方法分为四个基本步骤:

  1. 了解项目特征和需求

  2. 定义项目团队合作的方式

  3. 火车,测试和卷展栏工具

  4. 监控采用和利用变更管理技术
  1. 了解项目特征和需求

    对团队各组件的整体技术和组织基础设施,安全和/或监管限制的认识将有助于确定建立协作模式时可能面临的挑战。如果团队的子集可以访问最成熟的流程和最新技术,可以完全适合项目可交付成果,但在团队其余部分无法访问类似的资源,将有可能具有协作故障的可能性。

    第一步是识别项目的最终产品。当项目的产品是无形的,如智力资本的转移时,适用于白皮书,正式分析,网站或应用程序,如白皮书,正式分析,网站或应用程序,如白皮书,正式分析,网站或申请,可能不会易于翻译。认识到,对不同类型的最终产品需要不同类型的协作过程是增益的重要意识。

    一旦确定了最终产品,评估为提供交付的团队。同一公司内部的团队成员甚至同一部门往往具有相同的愿景和类似的协作工具知识水平。在当地或当地组织之外的团队成员可能需要与最终目标保持一致,以确保采用工具和流程。知识和在哪里有意义,纳入资源熟悉的工具也将促进团队中的一致性和采用。

    在今天的全球团队环境中,同一公司和/或划分中的团队成员可能无法共同找到。在建立时间表和会议时的时区和地方假期等简单的考虑,以及对文化细微差别和灵孔的理解,可以促进一个善意的意志和团队建设。

  2. 定义项目团队合作的方式

    一旦项目的性质和所涉及的努力理解,下一步应该评估将支持协作模型的团队成员,流程和工具。

    • 人们 - 基于项目特征的分析,是否有任何个人或团队成员组成,可能是有挑战性的,并且需要解决?对于涉及多个组织的项目,请审查组织以了解共性领域。这些公共区域可用作Lynch引脚,用于如何实现协作。

      • 示例:如何处理不同时区的团队成员的通信和任务切换,或者如何处理与具有与其他团队成员不同的组织目标和优先事项的团队成员有关的问题,可能导致项目目标发生冲突。

    • 工具 - 鉴于团队成员的经验和技能(一种选择是培训团队成员),评估可用的工具并确定哪一个最适合哪一个最适合。然后选择评估内部可用工具或通过的可能使用的工具 供应商选择 如果他们在内部没有。

    • 流程 - 了解人员和潜在工具,是时候确定将有助于减轻与人有关的协作风险的流程了。

      • 示例:电子邮件将用于项目信息和正常通信,但不用于记录或解决问题。在我们的问题上将记录问题在项目网站上记录。

    存储由其他项目团队创建的协作模型,以便其他团队可以利用和定制它们可以证明是一种有价值的节省时间方法。 

  3. 火车,测试和推出协作工具

    在项目对项目概述了协作模型之后,仍然忽视和潜在的关键步骤仍然存在:传达对项目团队的协作方法,以制定共同的理解和承诺。重要的是不要假设每个人都在船上,所以请与团队联系,以确保他们了解同意协作方法的好处。

    基于项目所识别的工具和进程,确定需要培训以及是否需要步骤以确保全力采用流程和工具。试止团队成员缺乏对屏幕共享的现场会议等工具的理解,当在一个关键问题的中间时,可以大大降低风险协作故障。

  4. 监控采用和利用变更管理技术

    您的合作方法成功的关键是确保有效和真诚的采纳。通过利用变更管理技术可以加强新习惯。项目努力,团队成员熟悉以及正在引入的变更水平将推动采用监测和流程的水平和性质。

    注意症状的症状失败。这些可能是放弃商定的工具或过程,慢的采用者与旧工具一起徘徊(例如,通过电子邮件在文件存储库中通过电子邮件继续文件分发),或由于工具/培训挑战而产生的重复/冗余进程。您的团队方法的使用或缺乏将揭示整个努力中改进和进化的机会。

    随时准备根据需要调整过程,在新的团队成员上,调整模型以满足您的团队需求。

结论:

协作故障可能导致团队冲突和无效,这可能导致延迟或增加项目的成本。平滑,高效的合作以及采用一致的方法可以是项目成功的关键。

鉴于改变工作环境,协作改进需要分析和规划。这里描述的方法是投资时间和精力,以将合作视为需要在项目中管理的东西。分析团队的需求,定义团队如何通过协作模型通过项目进行协作,并传达对团队的方法。模型到位后,监控采用并适当适应。

花时间了解和改进合作以及实现满足团队需求的流程和工具的正确平衡,这可能导致风险增加的领域成为您的项目的竞争优势。 

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安赫尔姆里希 是一个有系统Evolution Inc.(www.sysev.com)的顾问,拥有超过24年的内部和外部咨询经验。她的背景包括战略项目和计划管理,业务和技术分析,程序开发,系统架构设计,解决方案实施以及变更管理。 


苏珊琼斯,PMP是Systems Evolution Inc.(www.sysev.com)的顾问,拥有超过10年的IT项目管理领域的经验。她的背景包括仓库管理,印刷履行和大规模操作系统部署,重点是流程改进和变革管理。

约翰罗伯托PMP是一个有系统Evolution Inc.(www.sysev.com)的顾问,拥有超过18年的内部和外部咨询经验。他的背景包括计划管理,项目管理,流程改进,战略和业务分析。 Roberto先生在金融,医疗设备和汽车工业工作。

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