2017年3月22日星期三08:02

将趋势分析添加到项目投资组合报告中

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执行项目是与时间有关的活动。管理良好的项目将定期进行审查,以收集,整理和报告项目进度数据。

这些定期快照显示了每个项目的执行情况,并且随着时间的流逝,其性能趋势可用于预测最终的项目结果。

首先是对项目估算进行量化,然后随时间推移进行概要分析。经批准后,这些任务级别的评估将成为项目的时间分段基准,并成为衡量后续进度的准绳。

审慎的项目经理将渴望尽早发现与计划的偏差;我们有可能达到第一个里程碑吗? (时间表差异),我们的支出是否超出了我们应有的水平? (成本差异)。预警给了更多时间采取纠正措施。

一段时间内报告期间的结果为分析绩效趋势提供了有用的数据。预测的里程碑日期是否还在继续?是否可以收回早期的成本超支?本文着眼于趋势分析的两个方面:

  1. 项目绩效评估如何显示单个项目的趋势,从而使可能的结果变得更加明显。 
  2. 然后讨论了趋势分析在整个项目组合中的有用性,特别是在跟踪不同团队获得的资源利用率水平方面。

单个项目的绩效评估

在许多情况下,只需将项目基准与时间表上的工作量进行比较即可评估项目进度。但这会产生非常误导的结果。如果不对实际实现的结果进行独立评估,则很少有机会进行有意义的衡量,例如挣值。

下图显示了有效衡量进度所需的要素:

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这三个曲线是:

  1. 项目基准,它显示了预期工作量的累积曲线。
  2. 迄今为止的实际工作量是使用时间表预订项目任务的小时数。
  3. 挣值(EV)是衡量迄今为止所付出努力的实现情况的指标。这可以称为预算的已执行工作成本或BCWP。 EV和BCWP是在特定时期内执行计划任务所执行的预算工作成本。

为了使项目如期进行,每条曲线应重叠。如上面的示例所示,当出现差距时,会有一些有用的方差计算:

  • 进度差异=挣值–实际努力
  • 成本差异=挣值–项目基准

进度差异显示您在项目时间表上的执行情况,成本差异在项目预算中的执行情况。负数不好,这个项目有严重的麻烦。通过跟踪两个方差随时间的变化可以看出情况是否有所改善,如下所示:

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两种差异都在逐渐恶化,下降速度越来越快。项目经理关于项目重新回到正轨的任何论点都面临挑战,因为这种观点为该案提供了强有力的支持数据。

项目组合的趋势分析

使用固定资源池管理项目组合可能是一个活泼的过程。当项目变更导致新的瓶颈或空余时间时,您刚刚获得了与需求平衡的技能能力。挑战在于,当每个项目都有自己的技能要求,优先级和时间表时,要保持项目资源的高利用率。

保持适当的平衡并不容易。如果关键日期处于危险之中,尽管必须有足够的备用资源来加强项目,但是太多的闲逛会侵蚀利用率,并严重影响整体盈利能力。

做到正确可以带来丰厚的回报。英国咨询工程师协会在2011年的成员调查中得出的结论是,计费时间(即员工使用率)增加2%可能会使成员的利润增加多达三分之一。对于这种适度的改进,这是丰厚的回报。

始终达到这些利用率水平要求:

  • 有意义的报告,可为重新培训,雇用和解雇决策提供信息
  • 基础数据是最新,完整和准确的。
  • 有效的需求管理和资源分配过程,也始终如一地遵守。

这三个方面将在另一篇文章中讨论。这一部分着重于趋势分析,跟踪团队利用率的趋势非常有益。如下例所示,这样的视图将质疑某些团队的人员配备水平,并突显其他团队的威胁瓶颈。达到适当的平衡并不容易,但是趋势分析是了解各个团队表现如何以及他们的利用率水平是否在提高的好方法。

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该视图显示了过去12个月中各个部门所达到的利用率水平。您会看到,HSE设计的员工人数在一年中有所减少,以便更接近目标。

对于单个项目和整个项目组合,绩效评估都需要定期的项目审查。随时间推移绘制这些单个快照的图表可以突出显示趋势并指示最终结果。分析这些趋势将大大提高项目经理和项目组合经理的效率。

 巴里·缪尔

巴里·缪尔(Barry Muir)是 先天管理系统有限公司 ,著名的项目资源管理软件作者。他在中型到大型多项目组织中实施资源管理工具已有30多年的经验。这些服务涵盖了多个服务领域,包括工程和建筑,IT,金融和制药。

在此之前,他是英国泰晤士河屏障项目的特许土木工程师,以及南非煤炭项目的大型水坝和Sasol 2油的建设。他拥有拉夫堡大学(Loughborough University)建筑管理硕士学位和土木工程师协会(MICE)的成员已失效

您可以通过以下方式与Barry联系 [email protected]

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