项目时间linkedin  项目时间推特  项目时间rss  项目时间rss

2019年七月31日星期三09:35

为项目成功采用5S

Written by

前往新的商业目的地时,参加ProjectSummit * BusinessAnalystWorld会议,

或与家人一起度假,到新城市并住在另一家酒店时会感到很兴奋,同时标准酒店房间也会给人一种熟悉的感觉。城市可能会有所不同,连锁酒店可能也会有所不同,但是酒店房间本身包含一些令人放心的基本知识:一张床单和一个枕头,一个备有肥皂和毛巾的洗手间以及一台带遥控器的电视。作为旅客,我们希望我们的酒店客房提供这些常规服务,并在保证质量标准的前提下使房间整洁有序。

同样,我们对项目也抱有可比的期望。项目只是暂时的工作,就像短暂的酒店住宿一样。开展一个项目来创建一个独特的产品,服务或结果的结果,例如前往目的地进行商务旅行,会议或度假。正如我们期望项目遵循最佳实践和方法论一样,质量标准和程序也同样适用于酒店客房。

在最近的任务中,我参加了一个营业额大而步履蹒跚的项目。就像周末聚会后走进旅馆房间一样-家具翻了过来,脏毛巾和衣服都扔到了地板上-一团糟,要花几个小时才能清理干净。加入那个步履蹒跚的项目也产生了类似的混乱感。在过多的项目时间上花费了很多时间,未能成功地在堆积的项目文档中搜索和寻找信息。文档有多种变体和版本,但没有标准。到了一个新的文档生成它比查找先前文档更快,更容易的地步。当前的项目不必要地复杂,其轨迹越来越混乱,工作不可持续,这导致团队感到沮丧,士气低落和项目沮丧。

转发所需文档的路径。应用Lean的5S是更合适的方法,它可以对垃圾进行分类,拉直,清理,并使项目恢复到可持续的质量标准,就像清理垃圾房间那样。

什么是5S?

5S背后的理念类似于良好的内务管理,其目标是创建并维护一个干净,有条理,功能强大的环境。 5S方法在需要什么和不需要什么之间提供了清晰的感觉。 5S为减少工作量,能源和成本提高工作效率奠定了基础,同时为未来的持续改进机会奠定了基础。 5S方法鼓励团队参与,以改善工作场所,流程和项目,同时减少混乱,浪费,延误和混乱。

谁在使用5S?

5S起源于汽车行业,旨在使车间生产线安全,清洁,高性能和具有成本效益。凭借其实用性和效率,5S继续在制造业和医疗保健等其他各个行业中广泛采用。它的简单性和多功能性使5S方法也高度适用于项目管理和业务分析实践。

5S代表以下顺序方法:

  1. 分类
  2. 拉直
  3. 闪耀 
  4. 标准化
  5. 支持 

广告

步骤1:排序

对于一个信息泛滥的项目,执行5S的第一步是将其文档分为两类:第一类是使用中的材料,第二类是其他所有内容。当团队成员认为大多数文档可能很重要,需要或必要时,就会面临一个重大挑战。选择无情。如果不使用它,则现在不需要。排序过程既是身心的,也是后续步骤的基础。

步骤2:拉直

即使对文档进行了排序,人们仍然会花费太多时间来寻找正确的文档。需要不断地寻找信息,不仅会令人沮丧,还会导致延误,浪费时间,精力,金钱,并降低了对重要内容的关注。 “研究表明,知识型员工浪费了多达50%的时间在寻找数据,识别和纠正错误以及寻找他们不信任的数据的确认来源”(Redman,2013年)。

现在,您的项目已按项目相关性排序,因此需要对其进行组织。不是将物品从一堆移到另一堆再移回的组织类型。但是是以系统和有条理的格式组织的。理顺的第二步是根据项目工作流安排项目文档,并使它们易于查找和使用。

整理的一种方法是根据项目阶段安排项目文档,使它们更易于查找,标识和使用。

步骤3:闪耀

您是否曾经想过,那堆满满的文件堆,成堆的用过的纸咖啡杯和成堆的旧食品包装纸的项目经理如何使他们的项目井井有条?当被要求提供信息时,他们的回答通常是:“我知道文件在这里……只要给我几分钟时间就可以找到……”,因为他们翻遍了纸堆。人们对干净的工作空间有一种看法。那些保持工作空间整洁的人被认为具有管理自己环境的能力。因此,描绘出管理项目和他人工作的能力。

将文档分类并分配到正确的位置后,现在的重点是在擦亮步骤中清理环境。清除所有不必要的材料。干净的工作环境使您可以专注于手头的任务。它减少并消除了干扰,混乱和不必要的纸张。

步骤4:标准化

标准化步骤是要一致地重复前三个步骤。努力将整理,拉直和发光作为日常活动。记录准则和程序。项目文档至少应使用通用格式,命名约定和位置进行标准化。因此,项目管理模板是一个很好的示例,概述了格式,突出显示了文档中需要哪些信息,使成员可以专注于文档的内容,而不必重新发明新的文档格式。这样的内务管理标准可确保遵循一致性,维持质量标准以及流程高效。标准化就是每次都要以正确的方式做正确的事。

步骤5:维持(SHITSUKE)

除非做出有意识的努力来维持,否则以前的工作以及在整理,拉直,发光和标准化方面的工作和进展将逐渐变旧。坚持这种做法的一个好方法是自己一贯地做5S,并向他人演示5S做法。认识到挫折将要发生,可持续性旨在帮助保持和维持这种积极的改进,并继续建立一个框架,以识别潜在的问题,调整和未来的改进。

从管理项目,进行业务分析到清洁酒店房间,通过有效地分类,整理,照亮,标准化和可持续性采用5S方法,可改善工作场所,并将杂乱无章的情况转变为功能齐全且可维护的有组织的清洁环境。因此,您的项目的哪些方面将从5S中受益-排序,拉直,发光,标准化和维持-方法,让我们希望您的下一个酒店房间也使用5S方法!

 

资料来源

雷德曼(TC)(2013)。数据的可信性问题。哈佛商业评论,91(12),84–88

杰森·格里特雷克斯(Jason Greatrex)

作为具有15年以上IT,业务分析,持续改进计划,项目和计划管理经验的解决方案架构师。他拥有多项认证,包括项目管理专业人员(PMP®)和业务分析PMI专业人员。一位前大学运动员已经将对体育比赛的热情转变为工作场所的教练领导角色;致力于与个人合作,以实现个人的卓越和乐趣!

©ProjectTimes.com 2021

麦格雷戈徽标白色网站