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2018年5月16日,星期三09:08

避免计划谬误:提高项目预算

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为什么项目估算如此频繁地不正确?根据计划的谬误,它'只是错误地判断您的组织的第二天性's capabilities and resources.

在个人层面上,大多数人会简单地假设他们会比实际时间晚得多的时间。在组织级别,组织经常会错误地低估所需的资源,而不是高估。可以肯定的是乐观,但也可能带来灾难性的后果。为了获得成功,企业需要避免计划中的谬误,并找到实现准确估算的途径。

当粗略的估计不是“足够好”时

项目估算旨在使组织对完成项目所需的资源和时间有所了解。这些估计不仅用于内部团队计划,而且还用于提供给客户的成本核算和交付计划。错误的估算可能会导致一系列负面影响:

  • 错过最后期限。
  • 成本核算不正确。
  • 不满意的客户。
  • 强调员工。

当您的组织不知道一个项目真正需要花费多少时间或精力时,您的组织可能会竞标项目或被迫交付不足。

规划问题

在计划工作时,企业和个人都倾向于根据最佳方案进行计划。这不只是乐观;从逻辑上讲这是有道理的。假设没有任何问题,企业将进行计划。不会有延误或障碍,每个员工都将尽力而为,所需资源也将可用。

在现实生活中,系统出现故障,设备需要维修,员工工作落后,必须从客户那里进行澄清。在现实世界中,一个项目很少能完美完成,而缺乏完美会带来复杂性和延误。

时间也会使您难以确切地记住一个项目花费了多长时间或完成它所花费的时间。尽管您过去可能已经完成了类似的项目,但您可能只想起了该项目的正确之处,而不是错误之处。同样有可能开始比较苹果和桔子。将一个相当复杂的新项目与您的组织已经熟悉的一个较简单的旧项目进行比较。

在整个计划阶段,这些谬论将被挡住。您可能没有意识到它们,但是它们将嵌入到所有级别的计划和预测中。为了克服这些误解,您需要注意。

改善项目估算

项目估算是一门非常详细的学科。从估计满足供应要求所需的时间到尝试确定员工的工作速度,将有很多事情需要考虑。考虑到这一点,这里是一些最重要的项目估算最佳实践。


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  • 了解您的工作流程。您的哪些任务取决于其他任务?有没有可能遇到路障的区域?了解每个任务将如何影响项目的及时性是进行准确估算的第一步。
  • 根据您的团队进行估算。您的团队过去花了多长时间完成这些项目?您为谁工作,他们的流程是什么?每个团队都有优势和劣势;对团队的能力保持现实状态对于估算实际结果非常重要。
  • 使用您拥有的数据。查看来自先前类似项目的数据,以估算该项目将花费多长时间。但是,请注意:您无法将苹果与桔子相提并论。不要看您在给定区域中完成的最后一个项目,而是看第一个项目。与新客户和新要求打交道时,您将需要更长的学习和适应时间。
  • 从正确的信息开始。在开始估算之前,您需要从客户那里获得尽可能多的信息;否则,您和您的客户就不会在同一页面上。收集有关您的客户的规格和工作流程的确切信息。产品将如何交付?如何进行审核和批准?
  • 始终添加缓冲区。一定要增加一些时间,以免出现问题,障碍和错过最后期限。如果您比截止日期早到,那会更好。您想要承诺不足和投放过多。当然,您也不想时间太长,以至于您的客户可能会被劝阻。
  • 不要忘记适应时间。您的团队成员可能无法直接进入该项目。他们可能还需要进行研究,开发和头脑风暴。不要仅仅考虑完成项目所涉及的劳动;请记住,该项目可能需要一定程度的准备。
  • 创建其他意外事件。如果项目中某些区域可能比最初看起来更复杂或更漫长,请尽早制定应变计划。让您的客户知道,由于y的原因,该项目的执行时间可能会延长x天。如果他们知道,您的客户将更加宽容。
  • 牢记任何第三方要求。如果您的项目需要第三方供应商,解决方案或材料,请确保牢记这些可交付成果可能会延迟的事实。应该有计划能够独立地推进项目工作流程。
  • 循环加入您的团队。您的团队除了对项目需要多长时间才能获得经验的建议外,还将对他们能做什么或不能做什么有一个扎实的想法。听听您的团队的意见:他们通常在项目方面具有丰富的综合经验,并对估算有重要的见解。

如您所见,没有任何一种方法可以改善您的项目估算。相反,您需要创建一个以数据为中心,以团队为中心的完整项目估算过程。通过缩减最相关的数据(以及您自己团队的独特经验和技能),您可以更好地估算项目并降低总体项目风险。

里奇·布特维奇

里奇·布特维奇是PMP认证的项目经理,Scrum Master的认证,并在 //projectzendo.com,一个供项目管理专业人员使用的网站,以发现简化和改善其项目结果的策略。与Rich联系 //richbutkevic.com 要么 //www.linkedin.com/in/richbutkevic.

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