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2009年1月7日,星期三04:56

从计划到执行;至关重要的一步

由Curt Finch撰写
为什么您的最佳计划常常无法兑现?您已将合适的人选放在合适的职位上,赋予他们实现目标的权力,草拟了出色的计划,并获得了必要的支持和资金。然而,事情以某种方式进入了沟渠,现在该项目已经延迟并且超出了预算,从而产生了不良的投资回报。

事实是,知道道路和走道路不是同一回事。例如,我们许多人知道如何减肥(运动,吃得更好等),但是知道如何减肥和实际上减肥是两件事。同样,了解成功执行项目所需的条件并实际执行它是不同的事情。后者要困难得多。如果您在这方面遇到麻烦,那么您并不孤单。

以下是一个真实的故事。我碰巧知道其中一位主要负责人。名称已被隐瞒以保护罪名。

大沟里的大项目

一个大型政府机构的数百万美元的咨询项目遇到了麻烦。大联盟咨询公司被要求负责,并且在恐慌中,他们召集了最大的枪支,使该项目重回正轨。

大枪先生走进去说"告诉我你的项目计划。"巨大的Microsoft Project Gantt图表出现了,其中包含数百个任务和复杂的依存关系。他指出计划于第二天开始的任务-已分配给"Software Engineer 7".

"谁是“软件工程师7”?"

Nobody knew.

"好的,那是你的第一个问题。问题二:我看到您实际上有一个真正的人,弗雷德·西尔弗曼(Fred Silverman)被分配到另一项任务,他现在正在努力。他是否同意该任务时间表的估计?"

Nobody knew.

"那是你的第二个问题。弗雷德为完成该任务付出了多少努力?"

Nobody knew.

"罢工三!现在,那么难吗?"

客户的首席信息官说,"立即让这个人签合同。"

您既可以当大枪,也可以俯视枪管

这个故事中的大手笔有点像大手笔一样的磨毛,但他问的三个问题通常是项目哪里出错了。让我们一次来看一个问题。

资源分配的特殊性。谁在为此工作?"Software Engineer #7"从来没有完成任何事情。大型项目计划可能需要花费很多年,因此为尚未被雇用的人员放置占位符是合理的。但是,一旦您在开始日期的一个月内到达,’最好了解谁将负责每个任务。不仅如此,而且如果您知道,这个名字应该在计划中,以便其他所有人也知道。如果您选择的资源没有写到计划中,不知道他会怎么做,将会发生什么’的工作,因此,避风港’告诉他的老板他’在工作吗?他可能会被调动,分配到另一个项目或被预订到多个项目,从而在您需要他时不可用。这将导致您的大型项目滑倒,扼杀投资回报,激怒客户或两者兼而有之。

对于较小的项目(要在一个预算周期内完成的项目),您实际上应该尽可能地将真正的人分配给任务。

估计完成任务的时间。没有人真正知道完成大多数任务要花多长时间,直到有人坐下来并开始处理它们。您的工作经验越丰富,估计就可能越好。我已经编写了数百万行软件,因此我很擅长估算我需要花多长时间。问我更换窗帘杆或火花塞需要多长时间,我通常会赢’这是修复我所有的螺丝钉所需的时间的因素。

如果您有一个真正的人,Sally,正在为您的项目执行任务,而她已经在工作了几个小时,那么现在是时候问她,她认为完成任务需要多长时间。然后使用新的估算值更新您的项目文件。在人们当前正在执行的所有任务上经常执行此操作,并且在Big Gun先生被召集之前,您会早已发现问题。

每个任务的工作量跟踪。有人真的在完成这些任务吗? 80%的预算用完后,它们是否只有20%完成?

没有人喜欢填写时间表,但让’面对现实,您必须以某种方式跟踪每个任务的工作量,以避免任何令人讨厌的意外。那个时间数据比一种方式受益更多–稍后,您可以将其用于改进项目估算技术。

谁是现在的大枪?

只要您以正确的方式进行操作,成功执行项目就不会像看起来那样困难。密切关注分配给谁的任务,合理需要多长时间
从长远来看,他们完成任务以及付出多少努力是避免麻烦的三个关键因素。一旦您失望了,您将能够轻松地执行项目,使公司成功并获得客户满意。

 


柯特·芬奇 是Journyx(http://pr.journyx.com),这是位于德克萨斯州奥斯汀的基于Web的软件提供商,该软件可以跟踪时间和项目核算解决方案,以指导客户实现按人,按项目的获利能力。 Journyx在全球拥有成千上万的客户,并且是第一家也是唯一一家建立“每人/每个项目获利能力(P5)”的公司,该专有过程使客户能够收集和分析信息以发现获利机会。 1997年,Curt创造了世界’的第一个基于Internet的时间表应用程序-当前Journyx产品提供的基础。 Curt是一位狂热的演讲者和作家,最近发表 您所有的钱都赢了’t另一分钟购买:将时间视为业务资源。
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