2014年5月20日星期二09:00

实现目标以实现最大效果

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会议。甚至这个名字都是误导性的。您的目标不是达成目标,而是解决问题,做出决定并推动您的项目前进。没有什么比在一个结构不佳,目标不明确,最终没有解决方案的会议上花费一个小时更令人沮丧的了。与利益相关者面对面的时间很宝贵,而且往往很难获得。通过使用以下技巧来建立有效召开会议的声誉,这些技巧可以鼓励出席者积极参与并产生可行的项目以取得成果。

提供明确性和目的

您在一次会议上发现自己多少次,有人说:“那么……我们为什么在这里?”首先使用描述性会议标题回答该问题。避免使用诸如“流程讨论”之类的宽泛标题,而应选择缩小主题范围的标题,例如“会员资格续订流程选项”。在邀请中明确说明目标。您是希望与会者缩小选择范围,还是要在会议结束之前就最佳选择达成共识?通过专门解决您的邀请列表,减少参加者假设他或她是可选的机会。例如,“我不仅包括会员小组,还包括对客户需求有透彻了解的约翰·史密斯。”提前发送议程,以鼓励与会人员在会议之前组织自己的想法,以取得最大的贡献。

遵循议程,但有助于变革

议程可能雄心勃勃,并非所有主题都可以在预定时间内解决。将最关键的项目放在议程的最前面,知道必须解决什么以及可以推迟什么。这可以帮助确定是否应以已经安排好的议程主题为代价来解决计划外的项目。进行详细的讨论非常好,但是如果不能在会议室解决问题,请不要害怕介入讨论并建议离线讨论。记录后续行动,并保持议程动向。

一张图片讲了1000个字

正在进行的工作演示或要考虑的流程图显示了前进的进度,并增加了与会人员的参与度。它着重讨论,并鼓励提供反馈,这些反馈可以验证您的工作方向正确,或表明需要进行课程更正。

假设一个虚拟团队

即使所有参与者都是本地参与者,明智的做法也应事先计划,以防有人需要拨入电话。包括音频和视频,以确保所有团队成员都能保持参与并充分参与。如果远程成员不做贡献,他们很容易感到灰心,他们可能不太愿意远程参加下一次会议。

没有状态会议!

使用面对面的会议来讨论方向并做出决定。如果不清楚,您可以鼓励提出有关状态报告的问题,但不要重新散列参与者可以阅读的内容。保存书面报告的状态,如果不确定进度,可以提前参加会议。组织会议以完成工作,而不是谈论完成工作。

验证并记录

力争离开房间,不要对已完成或未完成的内容有任何歧义。重复决策并解释想法,以确保您理解它们。如果您不确定,那么房间中的其他人也会有疑问。每次会议都应跟进书面笔记,其中至少应包含以下内容:会议日期和与会者全名,会议目的或主要主题,会议做出的任何决定,其背后的原因以及行动项与业主。关于为什么做出决定以及谁参与其中的问题经常会在与会参与者被遗忘之后很长时间出现,而好的笔记可以为任何读者提供这种观点。

跟进!

会议结束后,通过确保后续项目的所有权和解决这些问题的截止日期,可以继续增加价值。向会议参与者传达结果,以确认他们的时间有助于生产活动。

结论

周到的会议准备,熟练的主持人以及会议的跟进行动将巩固您作为珍惜他人时间的项目经理的声誉。通过设定明确的期望并强调决策而不是讨论,您可以提高出席率并最大程度地利用会议。

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玛格·克鲁科尼斯(Margo Krukonis)

玛格·克鲁科尼斯(Margo Krukonis)是一位经验丰富的项目经理,具有20年的信息技术专业人员经验。在她的职业生涯中,Margo在软件开发生命周期的多个领域中工作,并且对需求定义,项目计划,项目管理,风险缓解以及多种开发方法有全面的了解。在过去的15年中,她专注于计划/项目管理,领导了使用各种项目管理方法的各种跨平台开发和集成团队。她具有按计划和预算定义和交付项目,以及建立凝聚力和高功能团队的历史。 她是ScrumMaster认证成员,自2002年以来一直持有PMP证书。 她拥有威斯康星大学麦迪逊分校的新闻学学士学位;以及本特利学院(Bentley College)的MBA学位。

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