2019年七月3日星期三08:29

BOX论坛之外:项目的诞生,成熟和死亡过程,第2部分,共2部分

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该项目在成为活动项目的第一天进入成熟过程。

一个复杂项目的成功进行充满各种挑战。

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活动项目

如果选定的项目已获得其资金授权并开放工作,则该项目处于活动状态。在此阶段,项目经理被授权继续招募和分配团队成员,准备最终工作时间表以及与启动项目相关的其他活动。

在复杂的项目环境中,SMT需要在保持灵活性的同时保持控制能力。这是我的建议供您考虑:

了解可交付的时间表,并且仅预期异常报告。对于我自己的报告,例如

  • 一切都按计划进行。
  • 与计划有一些细微的差异,但我有一个完善的计划,该计划将在下一个报告日期之前使计划达到要求。随附详细信息供您参考。
  • 计划存在重大差异,我需要实施纠正措施计划的帮助。随附详细信息以供您执行操作。
  • 该项目将要失败,我没有权限或知识来恢复项目到计划中。随附详细信息以供您干预。

项目评估

评估阶段包括确定与该项目最接近的投资组合。该评估可能产生三个结果:

  • 该项目未对齐,因此无法使用。
  • 该项目未统一,但建议进行修订和重新提交。
  • 项目已对齐。

对齐通常是一种定量措施。一旦确定项目是一致的,建议方应开始准备详细计划。该计划将包含诸如时间,成本和资源需求之类的信息,这些信息将帮助项目组合经理确定有关项目组合所需的项目支持的最终决定。

对齐是一项复杂的任务。 SMT需要做出的第一个决定是如何定义对齐过程。您会使用定量还是定性指标?我将把讨论推迟到第9章:敏捷投资组合策略。下一个决定是针对以下内容:特定的投资组合,多个投资组合,一个或多个战略目标?第9章也对此进行了讨论,并提出了一些模型。

优先项目

项目组合的所有建议项目将与为同一项目组合建议的其他项目一起排名。这是为项目选择项目之前的最后阶段。如果优先级足够高,它将获得资金并纳入投资组合。

SMT的主要问题是制定优先列表应采用什么标准?在定量指标中,尽管还使用了风险和投资回报率,但是在复杂项目中,业务价值是最受欢迎的选择。

虽然您可以对所有项目建议强制实施一项过于严格的措施,并强制将成功措施无效转换为单个指标,例如底线美元。因此,允许使用IRACIS中定义的三个指标中的任何一个,将问题减少到比较所有三个业务价值指标中的项目。

在定性措施中,有多种规则,例如 莫斯科 are in common use:
M = must do
S = should do
C = could do
W = will not do now

A,B和C或1、2和3的变化也很常见。我个人更喜欢并专门使用MoSCoW。主要原因是每个类别都包含一个描述符。


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项目选定

这是一个临时分类,假设投资组合获得批准,则将支持该项目。这种支持的形式可能比所要求的时间,金钱和资源更少。在这种情况下,将准备修订的项目计划和预期的业务价值。

不用说,对金钱,时间和人员的要求总是会超出可用的范围。否则认为是纯粹的幻想。 SMT负责定义驱动如何做出这些选择决策的模型。例如,对于给定的投资组合,您可以为该投资组合选择的十五个项目中的前十个项目提供全部资金,也可以为前十二个项目提供部分资金。您会选择哪个决定?这里是否有业务规则,还是该决定是主观的?而且不要忘记,复杂的项目只会在创意环境中成功。这种创造力是否包含选择标准?我会为您的猜测留有余地,但要严格承担责任。

作为投资组合经理,有些陷阱正在等待您。您可以通过维护最初建议的交付物,而在更少的时间,更少的资金或更少的资源下,轻松地将PM置于不赢的局面。许多项目经理希望他们的项目得到支持,并且通常会同意无法切实实现的折衷方案。注意不要强迫他们进入这样的位置。获得支持级别后,要求项目经理根据提供的支持来最终确定项目计划和可交付成果,然后从该职位进行谈判,最终达成现实。现在,项目团队可以对他们同意交付的结果负责。如果您根据项目绩效进行个人绩效评估,则将创建一个激励环境。

作为赞助执行官,您有责任实现预期的业务价值。您将项目的预期业务价值出售给了SMT同事,他们将根据您的判断。项目团队负责完成您办公室定义的项目。项目团队不对业务价值负责。它们可能有助于增加商业价值,但发起人有责任实现预期的商业价值。

项目死亡过程

项目可以通过三种方式进行死亡过程。它可以被推迟,取消或完成。

项目推迟

如果一个临时项目的人员资源被暂时删除,则该项目将被推迟。此类项目必须返回到优先项目库中并进行选择,并恢复其人员资源。分配给已推迟项目的资源将返回到人员配置类别,这些资源源自这些人员来源类别,然后重新分配给该项目类别队列中的下一个项目。

无限期推迟

问题情况或商业机会不再是项目最初提出时的情况。除非情况发生变化,否则该项目将死于缓慢的死亡。

已暂停

由于临时条件,项目可以暂停一些周期,然后在条件不再起作用时恢复项目。这些条件包括:

  • 较高优先级的项目需要团队资源几个周期才能完成。
  • 投资组合会暂时失去资源。

项目已取消

如果活动项目未能证明计划的成功完成进度,则将其取消。根据项目取消的阶段,可能会有未使用的资源。如果是这样,则将它们返回到它们起源的资源池。然后,这些资源可用于在该项目的投资之前被暂挂的优先项目队列中的下一个项目。

项目完成

如果项目满足了所有目标并交付了可接受的业务价值,则该项目已完成。即使尚未实现所有目标,也可能会决定是否接受当前解决方案,从而使项目完成。回想一下,复杂的项目环境是在项目启动时尚不知道最终解决方案的环境,所获得的解决方案可能会损害某些可交付成果,因此交付的业务价值可能低于计划的业务价值,但仍为SMT所接受。

放在一起

每个组织都需要定义自己的出生和死亡过程版本。完成后,组织和SMT可以跟踪每个类别中的项目数量。这对于确定每个投资组合的内容尤其重要。特别感兴趣的是项目优先级类别和所选项目的人员编制。优先级包括新项目,继续项目和推迟的项目。定义优先级规则并不像您想的那么容易。这三类项目要在一个列表中排定优先顺序,它们是非常不同的项目类型。

罗伯特·怀索基

在箱子外面Robert K. Wysocki博士 EII Publications,LLC总裁作为项目管理顾问和培训师已有50多年的经验,撰写了25本有关PM和BA的书籍。他的材料在全球450所高校中得到使用。他的兴趣包括混合项目管理,数字转换和定制教科书。他的网站是eiipubs.com,可以通过以下方式与他联系 [email protected]

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