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2018年1月22日星期一08:16

From the Sponsor’s Desk –解决项目混乱的六种策略

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“我们真正的发现来自混乱,到了看起来错,愚蠢和愚蠢的地方。”
― Chuck Palahniuk,作者

我敢肯定,我们都一次又一次地被项目混乱所困扰–优先次序太多,缺乏清晰性,方向变化,意料之外的影响,资源不足或技能不足,技术问题...然后是老套挤逼的比赛,不可改变的目标日期,以及很多意想不到的和几乎无法控制的延误。

但是有时候,混乱会变得清晰起来-新的认识,新的见识,新的技能,新的信心,良好的新关系,以及认识到,尽管情况看起来很阴暗,但总有成功之路。这就是解决项目混乱的六种策略。

在这个故事中,我们将听到一个人,他的团队和他的组织为使自己的项目摆脱某种厄运而采取的行动。我们将看到这些行动如何将其公司及其客户的潜在灾难性成果变成成功的成就。我们将发现新功能,并实现为个人和组织提供的体验。

感谢Ian MacGillivary提供了有关此故事的详细信息。

情况

这家北美小型技术服务公司为各种客户提供了定制软件开发和基础架构部署服务。一个利基服务是开发和安装带有用于贸易展览和销售演示的定制软件的信息亭。

一家主要的电信供应商要求该公司开发和交付智能手机应用程序,以支持他们在四个月内推出的一项新服务。该演示应用程序将分别安装在4,500部手机以及500部Android和Windows平板电脑上。

Ian MacGillivary是基础架构部署专家。收到电信公司的请求后,Ian被要求提供部署计划和预算。这个项目的规模比通常的合同要大得多,但是根据他在类似但规模较小的项目上的经验,他认为每台设备15分钟就能完成工作。他制定了估算和计划,并将信息传递给负责投标的副总裁。

他们被授予合同!

目标

在智能手机和平板电脑上开发和安装自定义演示软件,并在四个月的目标日期之前将它们运送到2000个目标站点,因此要在固定价格合同的范围内。

该项目

伊恩(Ian)意识到,他的公司没有员工或设施来处理客户所需的大量智能手机和平板电脑。他曾建议与具有这些能力的另一家公司签约。他采访了三家有经验的公司,这些公司有提供所需服务的经验,但是他们对所需努力的估计差异很大,而且与他自己的估计有很大不同。他通过了他的建议,等待决定。

同时,与客户签订合同的时间推迟了。这意味着软件的开发,客户的智能手机和平板电脑的发货以及位置地址的发送以及智能手机和平板电脑付款的具体指南也被延迟。但是目标日期保持不变。最初为期四个月的项目每天都在压缩。

伊恩回到了绘图板上,从目标日期起重新起草了他的计划。经过重新设计的计划提供了十个星期来完成工作,而最初的十六个星期。最终签订合同时,离目标日期仅剩七个星期。计划被重新制定,这次有更多的活动重叠和压缩的时间框架。

选择了一家供应商来管理构建过程,这是Ian尚未采访过的供应商。当他让他们加快项目进度并开始分配工作时,他们绊倒了。伊恩说:“他们认为安装设备很简单,将其放入盒中即可。我们向他们发送了初始安装步骤和初始配置,我们可以用刀子来减少张力。”很明显,他们没有为这份工作做好准备。

另一家供应商(接受过采访的供应商之一,价格最高)同意接任该职位。它们是在大规模推出时完成的。他们立即指出了该计划中的差距:

  • 安全性:5000台左右的设备的账面价值为数百万美元。这就需要保安人员,照相机和金属探测器。
  • 空间:5000个设备占用多少空间?它们将存储在哪里?它们将如何移动?由于涉及到的数字,装卸码头对于进出货物至关重要。
  • 包装:设备是要单独包装还是按目的地包装?
  • 运输耗材:多少次装运?多少个盒子和塑料信封?多少个邮寄标签?
  • 办公桌空间:多少人配置和包装设备?
  • 流程控制:您如何计划订购工作,跟踪工作?

随着挑战的加剧,客户增加了另一个难题:他们想按位置跟踪设备的使用情况。这意味着需要分析功能,并且需要将每个单独的设备分配到位置并按位置进行跟踪。另一个意外:该计划假定Windows平板电脑将为Android平板电脑大小。

当大箱子到达时,发现它们是具有18英寸屏幕的多合一Windows PC。计划和程序再次进行了重新设计。

并且工作继续进行。

结果

最后,所有配备了演示和跟踪软件的智能手机和平板电脑均在计划的发布日期之前被所有目标站点接收。仅报告了一个问题-设备到达错误的位置。该位置在项目之前已关闭,但客户端尚未更新目标列表。

不幸的是,由于供应商的转换,压缩的时间框架和所涉及的增加的成本,未能实现该项目的利润目标。但是,该公司确实有一个满意的客户和大量的经验教训。

一个伟大的团队学到了什么

想想看!该项目涉及在全国范围内对数千种设备进行自定义配置,包装和交付,最初计划为期16周,但最终只完成了不到一半,而现在仍成功交付!伊恩回顾了以下经验教训:


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  1. 人为因素 – 正如伊恩所说:“归根结底,每个人都聚在一起。董事在Kinkos于凌晨3:00取印文件,开发商在我们的展台上奔跑,而副总裁则在喝咖啡。筹码下降时,每个人都做所有需要的事情。对我来说,那是我们能够生存并成功执行项目的唯一方法。每个人都希望事情取得成功,并希望我们做得好。最终,组织和组织内人员的购买是关键因素”。
  2. 正确确定范围 – 锁定范围至关重要,尤其是在固定价格合同中。与有经验的人在一起前花更多的时间将极大地帮助您。据伊恩说:“该项目的一大问题是我们对物流安排的监督不足。我仍然有我原来的计划,即使那是严格的范围。甚至项目团队也没有受到足够的关注。很多人跨度太大,深度不够。我们总是不得不回去增加更多的空间,更多的人,更多,更多,更多”。在项目结束时,副总裁说:“下一次,我们决定要雄心勃勃,或者尝试一些新的事物,我们将其作为时间和材料来进行。”
  3. 这是小事 – 小事情是导致项目脱离轨道的原因。这是经典的“不想要钉子”。根据Ian的说法:“在工作说明中一个字听不懂导致数百小时的心痛,痛苦,几乎使我们错过了截止日期。不交流有关网络的要求,直接成本要花费数万美元,并且会降低生产力。不看盒子的大小会导致大量的成本超支。幸运的是,客户愿意接受这一点。没有添加质量检查人员/文档人员会导致事情一直待到最后一刻。所有这些都被克服了,但是如果我们花更多的时间,更多的注意力并专注于小事情,我们将避免一切。”
  4. 早期决策 – 较早作出的决定所引起的项目问题要比推迟至较晚才作出的决定少。正如伊恩(Ian)所说:“我们始终面临着提早做出决策的问题。我们从未能够领先于8球。事情急于增加。到最后,如果需要的话,我们将支付双倍的费用。决策常常陷入泥潭。这浪费了我们时间。”
  5. 如果是优先事项,请这样处理 –不幸的是,公司的做法是根据可用性将员工分配到多个项目,以最大程度地提高生产力并减少工作时间。随着需求的增加,个人的工作负担也增加。伊恩(Ian)和许多参与该项目的工作人员每周工作100小时。疲倦的人会犯错误。疲劳会降低生产力。
  6. 模拟,游戏和桌面练习的重要性 – 进行场景模拟,让项目团队运行并在桌面上讨论任务,可以在执行项目时实现更好的优化。据伊恩说:“在项目中,我们模拟了很多东西。但是,它们总是有限的。在项目后期,我们无法查看整个安装过程。我们从不停止玩游戏。我们被迫随意地或零星地做事以对问题做出反应。如果我们所有人都坐在一个房间里,然后进行桌面练习,从头到尾进行操作,从盒子打开到运输等所有事情,我们都将能够发现我们的漏洞和弱点,并且实际上具有现实意义了解所需条件。其中一件大事是,从头到尾从来没有一个完整的团队模拟。​​”正如伊恩(Ian)解释的那样:“我希望我78岁的姨妈能够阅读该过程并能够执行。”

这六点经验教训使伊恩和他的组织度过了一个充满挑战的局面。希望他们也能告知他们今后的行动,作为管理项目混乱的可靠策略。

因此,成为伟大的领袖。将这些要点放在您要考虑的事项清单上,以便您也可以征服或最好避免项目混乱。还要记住,请使用Project Pre-Check的三个构建基块,它们覆盖了关键利益相关者组(包括关键利益相关者角色),决策管理过程和Decision Framework最佳实践,因此您不会忽略这些关键成功因素。

最后,感谢所有愿意在此博客中分享经验的人。每个人都受益。初次贡献者得到我的其中一本书的副本。读者可以获得可以应用于自己独特情况的见识。因此,如果您有项目的经验,无论是好是坏,请把详细信息发送给我,我们会聊天。我会写出来,当您对结果满意时,Project Times将发布它,以便其他人可以从您的见解中学习。谢谢

德鲁·戴维森

德鲁·戴维森 是Davison Consulting的所有者和首席顾问,并且曾是系统开发主管。他是的开发者 项目预检查,这是一个用于启动项目并指导成功完成项目的创新框架,《项目预检查-成功的业务和技术变更的利益相关者实践》和《项目预检查FastPath-项目经理的利益相关者管理指南》的作者。他与正在进行重大业务和技术变革的组织合作,以实施对项目成功至关重要的授权利益相关者团体。可以到达Drew [email protected]

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